e2consulting.co.id – Salah satu ciri digital company adalah penggunaan data atau informasi dalam proses kerja, khususnya dalam menganalisis dan mengambil keputusan. Setiap proses kerja mempunyai input untuk diproses menjadi output, atau data input akan menghasilkan data output setelah mengalami proses kerja. Dengan berkembangnya teknologi data analytics, data menjadi sangat berharga untuk diolah menjadi informasi, sehingga disebut sebagai aset atau new oil.

Terdapat berbagai software aplikasi yang digunakan di dalam menjalankan usaha, antara lain aplikasi dalam bidang commerce (Marketing, Sales dan Customer Relation Management), bidang produksi, operasi dan distribusi serta administrasi pendukung usaha (SDM, logistik, keuangan, akunting dan administrasi perkantoran). Saat ini berbagai software aplikasi dikembangkan dan dijalankan secara sendiri-sendiri oleh unit bisnis sehingga kurang efektif dan efisien dilihat dari tujuan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini terlihat dalam penyediaan infrastruktur IT, pengelolaan data (data entry and updates), penyajian data yang berbeda tanggal pengambilannya dan definisi data yang tidak seragam, sehingga sering menimbulkan perbedaan data atau informasi antar unit organisasi.

Untuk mengelola data secara efektif dan efisien perlu dibangun Data Strategy yang terdiri dari 5 elemen, yakni Identity, Store, Provision, Integrate and Govern. Data identity bertujuan mengidentifikasi data dan memahami artinya sekalipun struktur, asal dan lokasi data-nya berbeda-beda. Data store menyangkut penyimpanan data dalam bentuk terstruktur dan lokasi yang tertata untuk mendukung kemudahan akses dan pemrosesan data. Data Provision menyangkut pemaketan data sehingga dapat digunakan berkali-kali, dibagikan kepada pengguna dan membuat aturan serta petunjuk mengakses data. Data integrity menyangkut pemindahan dan penggabungan data yang berada dalam sistem berbeda serta menyajikan pandangan yang menyatu (unified) dan konsisten atas data. Data governance menyangkut mendirikan, mengelola dan mengkomunikasikan kebijakan informasi dan mekanisme penggunaan data agar berjalan efektif.

Pengelolaan data menjadi sangat penting, karena kalau data input salah maka outputnya akan salah pula (garbage in, garbage out). Pengelolaan data menyangkut 4V, yakni Volume, Velocity, Variety dan Veracity. Dengan berkembangnya transaksi data perusahaan maka volume data yang dihasilkan makin besar pula sehingga perlu direncanakan kapasitas penyimpanannya. Demikian pula processing speed-nya harus dikelola dengan baik, dengan mengantisipasi pertumbuhan traffik dan akses penggunaan pada saat yang bersamaan, sehingga tetap terlayani secara cepat. Sesuai dengan jenis devices yang digunakan, terdapat berbagai jenis (variety) data, seperti video, image, voice, text, dan media sosial, yang perlu diklasifikasi, disimpan, dapat diakses dan diolah. Sementara Veracity berbicara tentang kompleksitas data, antara lain tentang kualitas data yang bersifat meragukan.

Penyediaan infrastruktur IT dan software aplikasi merupakan biaya yang paling besar dikeluarkan perusahaan dalam mewujudkan digital company. Penyewaan infrastruktur IT menjadi trend dalam pengelolaan usaha, yang dikenal dengan layanan Cloud Computing. Perusahaan tidak perlu melakukan investasi awal yang besar untuk penyediaan kapasitas server, storage dan security system. Pengguna layanan Cloud Computing dimanjakan dengan penyediaan kapasitas yang sesuai dengan pertumbuhan trafik, atau pay as you grow. Terdapat tiga jenis layanan Cloud Computing, yakni Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) dan Software as a Service (SaaS). Layanan IaaS menyediakan server dan memori untuk menyimpan data atau informasi sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Layanan PaaS menyediakan penyimpan aplikasi (hosting application) milik pelanggan sehingga proses bisnis digital dapat berjalan dengan baik. Sementara SaaS adalah layanan lengkap yang ditawarkan penyedia Cloud Computing, misalnya layanan software Google Application dan Salesforce.com.

Berbagai software aplikasi dipasang dalam Cloud Network untuk digunakan dalam berbagai kegiatan usaha seperti proses Commerce, Operasi/Produksi dan Enterprises. Data-data transaksi diproses software aplikasi, dikumpulkan dan diolah menjadi data-analytics yang mampu menyajikan berbagai jenis informasi penting dari berbagai proses bisnis perusahaan, baik yang bersifat descriptive (what happened?), diagnostics (why did it happened?), predictive (what will happened?) maupun prescriptive (what should I do). Inilah manfaat dari data analytics, yang mampu menjawab persoalan masa kini dan prediksi ke depan.

Pengelolaan data di perusahaan tradisional masih sangat sederhana, umumnya masih terpusat kepada kegiatan laporan keuangan perusahaan, penjualan dan operasional, yang dikelola secara sendiri sendiri oleh unit organisasi terkait. Pada umumnya perusahaan tradisional masih mempercayakan pengelolaan data kepada unit IT sehingga belum mampu mengelola data secara efektif, karena unit bisnis kurang paham dengan IT dan pengolahan data serta unit IT lebih fokus kepada pengembangan aplikasi, layanan baru, operasi dan pemeliharaan infrastruktur IT. Berbeda dengan digital company, yang semenjak lahir sudah menjadikan data management sebagai keunggulan kompetitif perusahaan, khususnya dengan mengelola data pelanggan secara efektif. Mereka memiliki organisasi data-analytics untuk menghasilkan kajian kondisi pelanggan dan pengelolaan usaha secara menyeluruh. Digital company memiliki budaya yang menggunakan data dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Dengan pertambahan volume data serta makin kompleksnya pengelolaan data serta untuk mematuhi aturan compliance, pengelolaan data di suatu perusahaan besar harus dilakukan secara sungguh-sungguh, sebaiknya terpisah dari unit pengelola IT. Perlu organisasi data analytics yang dipimpin oleh seorang Chief Data Officer (CDO). CDO bertugas membangun kemampuan organisasi perusahaan untuk mengumpulkan data, mengolah dan menyajikan data analytics yang dihimpun dari berbagai unit organisasi. Dan yang paling utama adalah membangun budaya berbasis data di seluruh unit organisasi, mengembangkan kompetensi SDM dalam bidang data analytics dan melakukan penyelarasan kerja ke seluruh unit organisasi dan pengelola IT.

Pengelolaan data analytics menjadi sangat penting bagi perusahaan yang mau bertransformasi menjadi digital company. Pemahaman data menjadi aset atau new oil hanya bisa terwujud apabila pengelolaan data dilakukan secara terpadu dan program kerjanya disusun serta dijalankan secara konsisten. Perlu biaya yang tidak sedikit, penyediaan SDM yang mumpuni dan arah pengembangan usaha yang jelas serta fungsi CDO dalam perusahaan. Untuk itu perlu disusun roadmap pengembangan usaha berikut program kerja strategis yang harus dijalankan untuk 5 tahun ke depan, sebagai panduan bagi penyusunan roadmap pengelolaan IT dan data analytics. Mari kita jalankan transformasi untuk menjadi digital company!