e2consulting.co.id – Pembahasan kita kali ini tentang pengembangan Organisasi yang terkait dengan transformasi digital di sektor swasta, BUMN dan Pemerintahan. Pada pelantikan Presiden/Wakil Presiden tanggal 20 Oktober 2019 yang lalu, presiden Jokowi menyebutkan salah satu program utamanya adalah penyederhanaan birokrasi, antara lain dengan melakukan perubahan pejabat struktural eselon 3 dan 4 menjadi tenaga fungsional agar organisasi lebih efektif dan efisien serta meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Perubahan ini tentunya akan merubah organisasi Kementerian/Lembaga Negara dengan struktur yang lebih ramping (lean) dan lincah (agile).
Birokrasi di sektor swasta dan BUMN kondisinya sudah lebih baik, namun kehadiran teknologi digital menuntut perusahaan untuk berubah, baik dalam pengelolaan bisnis maupun dalam organisasi. Perusahaan dituntut untuk bertransformasi menjadi digital company agar mampu menghadapi disrupsi dan adaftif terhadap perubahan jaman. Misalnya, adaptif terhadap perkembangan industry 4.0 dan ancaman disrupsi dari start-up company. Perubahan perusahaan untuk menjadi digital company dilakukan dengan menjalankan transformasi bisnis dan SDM. Transformasi bisnis dilakukan dalam 3 hal yakni Operation Process, Customer Process dan Business Model. Untuk menunjang pelaksanaan transformasi bisnis ini perlu dilakukan transformasi organisasi, kompetensi SDM dan budaya perusahaan. Jadi yang paling utama dalam transformasi digital adalah membentuk SDM yang unggul atau kompeten dalam bisnis digital, yang kemudian diikuti dengan pengembangan teknologi digital yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan bisnis yang dijalankan.
Organisasi perusahaan atau Pemerintahan dapat menjadi faktor keunggulan kompetif usaha atau layanan kepada masyarakat. Dimasa lalu, organisasi yang umum digunakan adalah berbentuk structural, dimana organisasi ini cocok digunakan untuk pekerjaan yang bersifat rutin dan melibatkan banyak pekerja. Misalnya, di bidang sales, pabrik dan kantor pelayanan masyarakat. Organisasi dapat berjenjang dari level Supervisor, Manager, General Manager, Vice President hingga Executive Vice President. Dengan berkembangnya teknologi digital, khususnya dengan berbagai aplikasi pelayanan yang berbasis self-service, peran SDM di level bawah semakin berkurang. Misalnya, pegawai teller bank, penjaga pintu tol dan buruh pabrik telah digantikan oleh mesin, demikian pula berbagai kegiatan yang sudah beralih ke layanan aplikasi online seperti perijinan (Online Single Submission), accounting , pengadaan, SDM dan administrasi perkantoran. Organisasi lebih membutuhkan fungsi kontrol dan analisis sehingga tidak memerlukan struktur organisasi yang tambun (berjenjang tinggi kebawah dan lebar ke samping). Dibidang pekerjaan yang bersifat strategis, seperti perencanaan, pengembangan produk dan layanan, operasional terpusat dan fungsi pengendalian, tidak membutuhkan organisasi yang kaku. Dibutuhkan organisasi yang ramping dan lincah sehingga inovatif dan cepat menghadapi perubahan. Organisasi membutuhkan SDM yang memiliki kompetensi yang spesifik dan mampu bekerja secara mandiri atau berkolaborasi. Misalnya, proses inovasi atau pengembangan bisnis, produk dan layanan, membutuhkan waktu yang singkat untuk menentukan kebijakan bisnis atau meluncurkan produk baru ke pasar. Saat ini berkembang model organisasi berbentuk proyek yang melibatkan kolaborasi antar pihak terkait dan berinteraksi setiap hari. Metoda kerja ini dikenal dengan nama srum master. Hirarki dalam bekerja menjadi tipis, semua berbasis kontribusi dan keinginan untuk berhasil meluncurkan produk atau layanan /solusi baru. Mereka dituntut untuk proaktif, komunikatif dan tentunya memiliki kompetensi teknis yang tinggi.
Bagaimana dengan organisasi Pemerintah? Organisasi Pemerintah dibentuk untuk menyusun regulasi, menjalankan proyek strategis Pemerintah dan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dengan pelaksanaan Otonomi Daerah, sebagian besar kegiatan operasional dan proyek sudah dilimpahkan ke Pemda Propinsi, Kota dan Kabupaten. Kritikan presiden Jokowi tentang pelaksanaan program kerja Pemerintah Pusat/Lembaga Negara yang mengutamakan proses dibandingkan dengan hasil, menyebabkan Presiden dan masyarakat kecewa. Organisasi dan fungsi kerja ASN perlu diperkuat, demikian pula kompetensi SDM-nya. Dengan perubahan pejabat eselon 3 dan 4 menjadi tenaga fungsional, maka sebagian SDM akan bertugas membuat kebijakan dan sebagian lagi bekerja untuk menjalankan program serta mengevaluasi pelaksanaan program. Tenaga fungsional akan bekerja berbasis proyek dan mereka dikelola dalam satu tempat yang disebut sebagai resources pool. Manajemen resources pool bertugas membina dan mengembangkan kompetensi serta menyalurkan penugasan SDM ke berbagai proyek. Sementara pejabat struktural bertindak sebagai project manager yang memimpin pelaksanaan program atau proyek. Sementara sebagian lagi bekerja membuat regulasi dan perbaikan regulasi serta meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Penyusunan organisasi sering tidak berjalan efektif karena tidak dibangun berbasis fungsi kerja yang harus dilakukan perusahaan untuk menjaga keberlangsungan usahanya. Demikian pula halnya dengan fungsi kerja pelayanan masyarakat oleh Pemerintah. Seharusnya organisasi dibangun untuk keperluan 5 tahun ke depan, dinamis dan mampu menyesuaikan dengan perkembangan bisnis dan teknologi terkini. Organisasi harus memiliki SIPOC yang jelas, yakni Supplier, Input, Process, Output dan Customer. Jadi proses kerja unit organisasi harus mengalir bak ban berjalan. Fungsi kerja yang kurang jelas menyebabkan deskripsi pekerjaan menjadi kurang tajam. Sebagai contoh, fungsi kerja di beberapa BUMN harus dipertegas agar mampu bertumbuh dan berkembang, khususnya menangkap peluang diluar captive market yang dilayani selama ini. Organisasi BUMN lemah antara lain di bidang marketing, product and service development serta pelayanan kepada pelanggan (Customer Relation Management). Organisasi Kementerian/Lembaga Negara juga kurang memiliki fungsi kerja yang kurang jelas, tidak berbasis proses dan sistem KPI yang efektif. Kekurangan dan kelemahan ini harus diperbaiki segera agar produk dan layanan kita bisa bersaing di level internasional dan pelayan pelanggan/masyarakat meningkat secara berarti.
Dalam menuju Indonesia emas 2045, mari kita tingkatkan kompetensi SDM, melakukan transformasi digital, menyusun organisasi dan proses bisnis yang lincah dan ramping serta menggunakan teknologi digital dalam bekerja. Hal ini dilakukan di semua sektor, baik perusahaan swasta, BUMN maupun Kantor Pemerintahan/Lembaga Negara, sehingga tata kelola usaha dan pelayanan kepada masyarakat meningkat secara berarti, kelak menjadi setara dengan negara- negara maju. [lumumba sirait]
