e2consulting.co.id – Pandemi Covid-19 telah menciptakan gaya hidup baru yakni adaptasi kehidupan baru (new normal), yang mengisyarakatkan agar kita senantiasa menggunakan masker, menjaga social distancing dan rajin mencuci tangan, agar terhindar dari Virus Covid-19. Pandemi ini berdampak sangat besar terhadap kehidupan manusia, antara lain muncul kebiasaan baru Work From Home (WFH) danPembelajaran Jarak Jauh (PJJ). Agar tetap dapat berinteraksi, manusia menggunakan sarana Video Conference (Vicon) baik untuk kegiatan rapat, ceramah/khotbah, kegiatan diskusi serta silaturahmi. Gaya hidup baru tersebut telah mendorong pelaksanaan transformasi digital lebih cepat bagi peradaban manusia. Berbagai perusahaan memanfaatkan teknologi digital untuk melakukan penjualan dan pelayanan kepada pelanggan, meningkatkan kemampuan produksi/distribusi, otomatisasi proses bisnis serta menghasilkan inovasi teknologi atau aplikasi bisnis.

Adaptasi kehidupan baru ini membawa peluang sekaligus tantangan bagi para pihak, terutama bagi yang belum terbiasa menggunakan teknologi digital dalam berinteraksi. Sarana komunikasi Vicon digunakan sebagai tools untuk berhubungan dengan pelanggan atau calon pelanggan, bersilaturahmi dengan keluarga dan komunitas. Bagian Marketing dan Sales tidak lagi sepenuhnya bertatap muka secara langsung dengan calon pelanggan, bagian inovasi melakukan pengembangan produk atau jasa baru berdasarkan kolaborasi jarak jauh dan bagian administrasi bekerja menggunakan aplikasi secara online. Salah satu cara untuk menjangkau pelanggan dan calon pelanggan adalah melalui Webinar, dimana perusahaan mengundang para pihak untuk menghadiri paparan tentang teknologi, produk atau layanan baru serta manfaatnya bagi pengguna. Demikian pula di bidang jasa pelatihan dan sertifikasi tidak sepenuhnya lagi bertatap muka, sudah harus menggunakan modul e-learning dan atau pelatihan secara jarak jauh. Hal yang sama juga berkembang pada kegiatan ibadah / ceramah agama, acara live streaming merupakan metoda yang efektif untuk menjangkau pengikut (followers).

Setiap individu yang bergerak dibidang bisnis, sosial dan kerohanian harus membangun kemampuan dalam berkomunikasi secara virtual. Dalam hal ini setiap individu dapat bertindak sebagai pembicara atau sebagai pendengar dalam acara Vicon. Sebagai pendengar, kita biasanya belajar tentang pengetahuan dan ketrampilan baru dari pakar di bidang tertentu, mendengarkan ceramah atau kotbah dari pemuka agama. Sebaliknya, sebagai pembicara kita dituntut untuk mempersiapkan segala sesuatunya secara professional, agar materi yang disampaikan menarik perhatian, disajikan secara tepat waktu, memiliki sistem audio-visual yang bagus dan tidak terputus, sehingga menarik peserta untuk hadir dalam Webinar berikutnya. Webinar dipromosikan dengan menyebarkan poster ke group-group media sosial atau melalui email. Untuk ketertiban acara, peserta harus mendaftar dan diberi password masuk Vicon. Adakalanya Webinar dipungut bayaran, hal ini untuk membatasi peserta yang serius saja yang mengikutinya.

Untuk menarik peserta Vicon atau Webinar, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, antara lain :

  1. Sarana Video Conference : Sarana meliputi Komputer Desk-top/Lap-top dan atau smartphone yang memiliki kemampuan Video Conference, kamera internal atau eksternal yang memiliki resolusi tinggi (misalnya HD ready, Full HD atau 4K) untuk menghasilkan gambar yang halus dan jelas. Tata suara menggunakan mikropon internal computer/smartphone, namun lebih baik lagi apabila menggunakan external microphone computer/smartphone, yang menghasilkan suara empuk. Gambar yang bagus dihasilkan oleh sistem pencahayaan yang baik. Untuk itu perlu sistem pencahayaan eksternal untuk membantu penerangan dalam ruangan. Yang tidak kalah penting lagi adalah tersedianya koneksi Internet yang stabil dan berkecepatan tinggi, agar proses pengiriman sinyal Video keseluruh peserta dapat berjalan cepat dengan gambar yang bagus serta suara yang jernih. Terakhir, perlu dipastikan kehandalan catuan listrik PLN yang dapat dibantu dengan power bank.
  2. Konten yang menarik : Penyiapan konten yang menarik dimulai dengan memilih judul yang mengundang perhatian orang untuk mengikutinya. Untuk itu disusun tujuan presentasi yang diharapkan selaras dengan harapan para peserta. Tujuan Webinar atau pelatihan dapat berupa peningkatan pengetahuan dan ketrampilan para peserta, edukasi teknis dan meyakinkan calon pembeli produk/solusi bisnis, ceramah keagamaan, edukasi masyarakat atau sharing experience. Misalnya, judul Webinar “Implementasi Industry 4.0 di Indonesia paska Pandemi Covid-19”. Konten disusun bermula dari apa yang terjadi di Industri Nasional saat ini dan bagaimana Industri Nasional di masa depan agar unggul dalam persaingan global. Kondisi masa depan (5 tahun yang akan datang) harus digambarkan secara jelas dan menginspirasi pendengar agar bisa membayangkan situasinya. Adanya gap antara kondisi saat ini dan masa depan menuntut adanya perbaikan atau adanya jembatan yang menghubungkan masa kini ke masa depan. Jembatan ini dibangun dengan menyusun strategi, program kerja dan memperhatikan sumber daya yang dibutuhkan.
  3. Cara penyampaian yang mempesona : Berbeda dengan penyampaian tatap muka, presentasi secara virtual memiliki tantangan yang sangat besar karena kita tidak bisa melihat aktivitas peserta secara jelas. Kebiasaan generasi Millenial dan Z yang multi-tasking, menuntut penyaji materi harus mampu menarik perhatian peserta. Untuk itu durasi sebuah presentasi perlu dibatasi kurang dari 60 menit agar peserta tidak bosan dan tetap mengarahkan perhatiannya ke pembicara.

Menarik perhatian peserta dilakukan dengan memulai salam (greetings) yang hangat, memperkenalkan diri dan menjelaskan pengalaman di bidang topik yang dibahas. Agar peserta antusias, ada baiknya dimulai dengan bercerita (story telling) yang menggugah atau jokes. Cara presentasi yang menarik dapat meniru Ted’s talk dimana dalam waktu 18 menit presentasi dapat diselesaikan secara lengkap dan tidak perlu menggunakan jumlah slide yang banyak. Hal lain yang perlu dilakukan adalah melatih ketrampilan berkomunikasi dengan menganut prinsip 7’C Effective Communication (Completeness, Conciseness, Consideration, Clarity, Concreteness, Courtesy and Correctors). Agar pembicaraan tidak membosankan, perlu menggunakan slides yang menarik (tidak ribet) dan diselingi dengan pemutaran video pendek sebagai penunjangnya. Sebagai pembicara, kita harus tampak percaya diri di depan layar komputer, dengan mata menatap ke kamera, bukan ke layar.

Interaksi dua arah dilakukan dengan memberikan kesempatan tanya jawab setelah presentasi berjalan 30 menit dan adanya administrator yang bekerja memilih pertanyaan yang paling relevan di ruang chatting untuk dijawab pada waktu sesi tanya jawab.

Penampilan yang menarik akan mempengaruhi peserta untuk antusias mengikuti Webinar, ceramah atau pelatihan. Disamping gestur tubuh dan gaya bahasa, perlu mengenakan pakaian yang rapih sesuai dengan audiens yang dihadapi. Misalnya gaya menghadapi genereasi X berbeda dengan generasi millennial atau Z. Sebaliknya, sebagai peserta Webinar atau Vicon kantor, kita juga harus mengenakan pakaian yang pantas. Adaptasi kehidupan baru menuntut kita untuk terbiasa menggunakan teknologi digital dan menjadi content creator. Konten tersebut dapat berupa materi Webinar, Pelatihan, Ceramah/Kotbah dan edukasi produk/solusi bisnis. Diperlukan keahlian baru sebagai presenter, sebagaimana layaknya Youtuber atau TV presenter. Keahlian ini ditunjang dengan kemampuan mengoperasikan aplikasi Video Conference seperti Zoom, Google Meet, Webex dll, serta menata sistem audio visual-nya. Kita harus mampu beradaptasi dengan kebiasaan baru ini supaya dapat meraih pasar yang lebih luas. Jika tidak, kita akan tergerus oleh jaman yang sudah hidup dengan teknologi digital. Mari invest kemampuan dibidang teknologi digital, audio visual dan berkomunikasi secara efektif !