e2consulting.co.id – Kita sudah lebih dari 6 bulan bekerja dari rumah – work from home (WFH). Berbagai pengalaman perusahaan dan instansi diberitakan oleh media, diantaranya terdapat perusahaan besar yang menyatakan WFH cukup efektif bagi mereka, namun banyak juga perusahaan dan instansi yang merasa WFH belum berjalan efektif. Mengapa hal ini bisa terjadi? Kemungkinan karena proses bisnis belum berjalan otomatis, dimana proses pengambilan keputusan cukup lama karena melalui sejumlah rapat dan tindak lanjut proses yang tidak segera dilaksanakan.
Sifat pekerjaan dibedakan atas rutin dan insidentil. Pekerjaan rutin merupakan pekerjaan berulang dengan cara kerja atau prosedur yang sama. Misalnya proses kerja di pabrik atau proses kerja jasa di bidang penjualan, data entry, keuangan, pengadaan dan administrasi SDM. Semua proses kerja tersebut berulang dan memiliki tolok ukur kinerja. Pekerjaan berulang ini dapat dikelola secara efektif dengan menggunakan framework SIPOC (Supplier, Input, Process, Output dan Customer). Dalam hal ini seluruh komponen kegiatan dikelola secara terintegrasi dan senantiasa dioptimalkan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Supplier adalah organisasi pemasok barang atau jasa yang menyajikan masukan atau Input dari suatu proses. Input tersebut dapat berupa bahan baku atau data yang dibutuhkan oleh suatu proses kerja, yakni berupa data berkualitas yang sesuai dengan persyaratan kerja yang dibutuhkan. Garbage in, garbage out! Process merupakan pengolahan bahan baku menjadi barang atau pengolahan data untuk menjadi informasi atau jasa yang dihasilkan. Process perlu diawasi agar menghasilkan keluaran yang berkualitas atau hasil kerja yang sesuai dengan harapan. Output adalah barang atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Sementara Customer adalah pengguna barang atau jasa yang akan menggunakannya dalam proses kerja berikutnya atau sebagai pengguna akhir.
Proses kerja berulang disusun menjadi sebuah proses bisnis perusahaan atau instansi, yang menjadi pedoman dalam bekerja dan mengevaluasi efektivitas kegiatan kerja. Perusahaan atau instansi yang menjalankan proses bisnis secara konsisten pada umumnya mendapatkan hasil kerja yang memuaskan, antara lain meningkatnya kualitas barang dan jasa, ketepatan waktu dan jumlah cacat produksi yang berkurang. Keberhasilan ini akan mendorong mereka untuk melakukan sertifikasi ISO, yang akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau instansi. Sertifikasi ISO diuji setiap tahun oleh asesor independen. Kegiatan memelihara proses bisnis ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit sehingga tidak semua perusahaan atau instansi menjalankannya. Masih sering proses bisnis hanya sebagai dokumentasi saja, belum dijalankan secara efektif. Hal ini menyebabkan kualitas pelayanan kurang baik, kualitas produksi tidak seragam, banyak cacat produksi, keluhan pelanggan tidak cepat ditanggapi, ada pekerjaan jasa yang tidak dijalankan dan biaya operasional yang semakin meningkat.
Proses bisnis yang sudah berjalan cukup efektif dapat diotomatisasi atau digitalisasi dengan menggunakan software aplikasi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Saat ini sudah tersedia berbagai software aplikasi untuk kegiatan marketing, penjualan, pelayanan pelanggan, produksi pabrik, distribusi, pengadaan, inventory, keuangan, akunting, SDM hingga sistem perkantoran. Apakah semua software aplikasi tersebut dibutuhkan? Hal ini sangat tergantung kepada kondisi dan kemampuan keuangan perusahaan atau instansi. Digitalisasi yang paling utama adalah proses bisnis kunci (core process) yang menjadi pusat kegiatan usaha. Misalnya, proses pelayanan pelanggan, proses service delivery, proses produksi, proses penjualan, pelayanan dan distribusi. Sementara otomatisasi proses bisnis penunjang, disesuaikan dengan kemampuan keuangan perusahaan dan manfaat yang diperoleh dari proses digitalisasi, tentunya dengan mempertimbangkan cost-effectiveness-nya.
Disamping menjalankan proses kerja berulang, perusahaan atau instansi juga menjalankan kegiatan yang bersifat insidental seperti proyek, kegiatan inovasi dan merespon terhadap perubahan lingkungan bisnis atau pasar. Dalam hal ini tidak ada proses kerja yang bersifat baku, lebih kepada kesiapan unit organisasi untuk melakukan inovasi dan segera tanggap terhadap perubahan lingkungan bisnis atau pasar. Unit organisasi terkait dituntut agar proaktif menganalis dan membuat usulan serta melakukan kordinasi dengan unit organisasi terkait, untuk segera diputuskan oleh pihak yang berwenang. Hal ini berlaku pula pada kegiatan inovasi atau pengembangan produk atau layanan baru.
Perusahaan digital memiliki budaya agile dan kolaboratif, karyawannya mampu bekerja dari mana saja tanpa perlu arahan terus-menerus dari pimpinan. Hal inilah yang menyebabkan mereka tetap produktif pada saat WFH. Namun, perusahaan atau institusi tradisional pada umumnya belum sampai ke tingkat ini, sehingga mereka butuh rapat dan kordinasi yang berulang untuk mengambil keputusan dan menindaklanjutinya. Hal inilah yang menjadi salah satu penyebab WFH belum efektif.
Perusahaan maju senantiasa mengoptimalkan proses bisnisnya agar mampu menghasilkan barang atau jasa yang lebih bermutu, harga yang lebih murah, proses kerja yang lebih singkat serta memenuhi aturan kepatuhan. Hal ini dilakukan dengan senantiasa mengevaluasi dan menyederhanakan proses kerja, menggunakan teknologi yang lebih baru dan sarana kerja mesin atau komputer. Misalnya pada proses kerja penjualan, agen asuransi menggunakan sarana tablet computer. Ketika transaksi dengan calon pelanggan disepakati, agen asuransi melakukan data-entry pelanggan kedalam sistem dan tandatangan digital dilakukan calon pelanggan. Data ini selanjutnya diproses oleh back-room. Demikian pula pada proses penjualan online, pembeli dapat melakukan order pembelian melalui aplikasi penjualan. Permintaan calon pelanggan selanjutnya diproses oleh bagian back-room, misalnya validasi persetujuan order pelanggan atau aktivasi layanan baru. Dengan adanya software aplikasi maka pihak front-room dan back-room akan menjalankan tugasnya secara otomatis sehingga pelayanan berjalan cepat dan apabila terjadi bottle-neck kegiatan maka akan segera terpantau serta segera ditindaklanjuti.
Apakah perusahaan atau instansi anda sudah memiliki proses bisnis dan sudah menjalankannya cukup efektif? Digitalisasi proses bisnis dimulai dengan adanya proses bisnis rutin dan dijalankan secara sungguh-sungguh, khususnya untuk proses bisnis utama. Pemilik proses harus bertanggungjawab atas pelaksanaan dari setiap proses, membangun sistem operating control untuk memastikan proses kerja berjalan sesuai prosedur dan senantiasa untuk mengoptimalkan proses bisnis demi hasil kerja yang lebih efektif dan efisien.
Digitalisasi proses bisnis dilakukan setelah proses bisnis manual berjalan cukup efektif. Hati-hati dengan berbagai software aplikasi yang ditawarkan oleh penjual. Tanpa adanya proses bisnis yang sudah cukup efektif, akan menyebabkan kustomisasi software aplikasi lebih sulit dan butuh waktu yang lama untuk membuat sistem berjalan sempurna. Dan yang tidak kalah penting adalah transformasi budaya dan peningkatan kompetensi SDM pemilik proses bisnis agar lebih paham teknologi IT dan penerapannya, sehingga mereka terbiasa menggunakan tools proses bisnis digital serta menggunakan data-analytics dari hasil proses bisnis, sehingga pengambilan keputusan dilakukan secara cepat dan tepat sasaran. Mari kita bangun atau perbaiki proses bisnis yang ada untuk dijalankan secara konsisten, sebagai langkah awal menuju proses bisnis digital, yang menjadi ciri dari digital company!
